前回の「新入社員等からマイナンバーを取得する際の注意点⑦」では、マイナンバーが記載された書類等の廃棄のタイミングについて説明しましましたね。

取得したマイナンバーは、使用する業務が終了後、可能な限り速やかに復元不可能な方法で廃棄しなければならないとされています。廃棄するタイミングは「可能な限り速やかに」とされていますが、事務作業の効率性などを考慮して会社の事業年度末など、時期を決めて定期的に廃棄することが認められています。

そのため管理の観点からも、あらかじめ廃棄のタイミングをマイナンバーの取扱いのルールの１つにしておきましょう。

 

今回の「新入社員等からマイナンバーを取得する際の注意点⑧」では、マイナンバーが記載された書類等の廃棄の仕方を説明します。

 

●新入社員等からマイナンバーを取得する際の注意点⑧～廃棄編～

 マイナンバーが記載された書類等を廃棄する際には、復元不可能な方法で廃棄しなくてはいけませんでしたね。

復元不可能な廃棄の方法として、今回は「書面の場合」について説明します。

 

・書面の場合

従業員などは、扶養控除等(異動)届出書にご自身やご家族のマイナンバーを記載するケースのがほとんどではないでしょうか？そのような場合、マイナンバーは書面にて保管することになります。

不要になったマイナンバー記載の書類を何もしないでゴミ箱へ破棄することは、「復元不可能な方法」で破棄したとはいえませね。

書面にマイナンバーが記載されている場合では、下記のような方法が「復元不可能な方法」の具体例として挙げられます。

 

①シュレッダーなどの書類破棄専用の機械や道具を用いて細かく切る

 

②焼却する　　　　　・・・など

 

マイナンバーが記載された書類等を廃棄する方法が、いくつかありますので、どのような方法で廃棄するのかも「マイナンバーの取扱いのルール」で決めていきましょう。

 

「新入社員等からマイナンバーを取得する際の注意点⑨」では、パソコンなどに入力されたマイナンバーの廃棄の方法を説明します。

 

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