前回の「新入社員等からマイナンバーを取得する際の注意点⑨」では、パソコンなどに入力されたマイナンバーの廃棄の仕方について説明しましましたね。

給与計算ソフトなどに登録するするため、パソコン内にマイナンバーが保存されているケースも多くあります。

パソコン内に保管されている場合は、そのマイナンバーの登録データ等を消去しますね。

また、パソコンの買い替えによりパソコン自体を破棄する場合には、データ削除するソフトウエアを用いて、パソコン内のデータを削除したり、ハードディスクを破壊するなどをしてからパソコンを破棄しましょう。

 

また、マイナンバーを破棄した場合には、管理の面で、「いつ」「誰が」「どのようにして破棄」したのかなど、マイナンバー書類等の破棄の記録を残しておきましょう。

 

 今回の「新入社員等からマイナンバーを取得する際の注意点⑩」では、マイナンバー等の記載書類等の廃棄のタイミングについて説明します。

 

●新入社員等からマイナンバーを取得する際の注意点⑨～廃棄のタイミング編～ 

 

 取得したマイナンバーは、使用する業務が終了後、可能な限り速やかに復元不可能な方法で廃棄しなければならないとされていますね。

 　廃棄するタイミングは「可能な限り速やかに」とされていますが、事務作業の効率性などを考慮して会社の事業年度末など、時期を決めて定期的に廃棄することが認められています。

そのため、管理の観点からもあらかじめ廃棄のタイミングを社内のルールとして決めておきましょう。

 

ちなみに、具体的なマイナンバーが記載された書類等を廃棄すべき時期は以下のとおりです。

 

①法令で保管期限が定められた書類：その保管期限後

 

②報酬等の支払先などからマイナンバーを書面にて取得した場合：法定調書の提出後

 

 

 

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